التعريف بإدارة العلاقات العامة والإعلام (القسم النسائي):

صدرت موافقة معالي مدير الأمير سطام د.عبدالرحمن العاصمي على إنشاء إدارة العلاقات العامة القسم النسائي في نهاية عام 1434/1435هـ وكانت الانطلاقة  الحقيقية لها مع بداية عام 1435/1436هـ حيث تشكل الهيكل التنظيمي ،وتم توزيع المهام على المنسوبات ،وعلى ضوء ذلك وضعت الخطط الخاصة بالإدارة ، والتي تهدف إلى تحقيق رؤية ورسالة وأهداف الجامعة.

أقسام الإدارة :

- السكرتاريا–  الاتصالات الإدارية -  الإعلام – العلاقات الخارجية – الخدمات.

السكرتاريا: 

   همزة الوصل الأساسية بين الإدارة الرئيسية والأقسام التابعة لها،و تعمل على إيصال مل ما يختص ببيئة العمل إلى الجهة العليا لضمان سرعة الإنجاز .

الأهداف:

1/تنظيم الأعمال المكتبية التي ترد إلى مكتب مساعد المشرف.

2/ الرد على مايرد من استفسارات وتساؤلات.

3/ تنظيم جدول العمل بالقسم سواء في مناسبات عامة أو خارجية.

4/ استقبال الزوار وتعريفهم بالإدارة و نشاطتها.

مهام السكرتاريا:

1/استقبال الخطابات الواردة  من الاتصالات الادارية والموجهة لمكتب مساعد المشرف العام على العلاقات العامة.

2/الرد على الاستفسارات الخاصة بالإدارة .

3/  وضع جدول اسبوعي لمهام منسوبات الإدارة.

4/ طباعة الخطابات الصادرة من مكتب مساعد المشرف العام.

-إجراءات العمل المتبعة :

1/ تصنيف الخطابات الواردة و وضعها في ملف خاص وترتيبها حسب الأقدم.

2/ استلام  مسودة للخطابات الصادرة وطباعتها ثم التأكد منها و بعد التوقيع عليها تحال إلى الاتصالات الإدارية.

3/ وضع جدول اسبوعي يوضح المهام  والزيارات التي سوفر تنفذ خلال هذا الاسبوع.

4/ استقبال المراجعات والرد على الاستفسارات من خلال الاطلاع على وسائل التواصل المختلفة.

تاريخ الإنتهاء وتحقيق الهدف: 

منذ استلام الخطابات حتى يتم الرد عليها أو انجاز الخطابات الصادرة  و إحالتها للاتصالات الإدارية .

مسؤولية التنفيذ:

سكرتاريا مكتب مساعد المشرف العام على العلاقات العامة .

الإتصالات الإدارية :

تعتبر همزة الوصل بين الإدارة والأقسام والعمادات داخل الجامعة .

الأهداف :

1-      ارسال الخطابات الخاصة بالقسم النسائي الى الجهات الاخرى .

2-      استقبال الوارد القادم من الجهات الخارجية .

3-      الإطلاع على التعاميم العامة والخاصة ذات الصلة بالشطر النسائي .

المهام :

1-      تصدير الخطابات الرسمية بعد اعطاؤها رقم صارد.

2-      استقبال الوارد وتسجيل رقمه الخاص .

3-      متابعة التعاميم الداخلية العامة والخاصة .

اجراءات العمل المتبعه :

1-      تقوم المسؤولة عن الإتصالات الإدراية بإستلام الخطاب من قبل مساعدة المشرف وختمه .

2-      يعطى الخطاب رقم صادر ثم يرسل الى الجهة المقصودة .

3-      في حالة وجود وارد تسلم نسخة الى مساعدة المسرف للإطلاع عليها وتوجيه اقسام الإدارة اذا تطلب الامر .

4-      يتم بعد ذلك حفظ خطابات الصادر والوارد في ملفات رسمية حسب التسلسل .

تاريخ الإنتهاء وتنفيذ الهدف :

منذ إستلام الخطابات حتى يتم اعطاؤها رقم تسلسلي في الملفات .

مسئولية التنفيذ المسؤولة عن الإتصالات الادارية :

العلاقات الخارجية :

العمل الأساسي في هذا القسم هو ربط الشطر النسائي في العلاقات العامة بوحدات العلاقات العامة في المؤوسسات الحكوميه والأهلية خارج الجامعة .

الأهداف:

1-      توفير الصلة بين إدارة العلاقات العامة القسم النسائي وغيرها من الوحدات الخارجيه .

2-      العمل على بناء شراكة مجتمعية مع الجهات ذات العلاقة .

3-      وضع خطة وفعاليات مختلفة تعمل على ربط الإدارة بالجهات الخارجية.

المهام :

1-      في حالة وجود فعالية مشتركة بين الإدارة يقوم قسم العلاقات الخارجية في التواصل والتنسيق مع الجهة .

2-      إذا كانت الفعالية زيارة  أو استضافة يتم التواصل مع الجهة الأخرى لتحديد الوقت والزمن المناسب .

إجراءات العمل المتبعة :

1-      تقوم مسؤولة العلاقات الخارجية بالتواصل مع مساعدة المشرف لتحديث الفعاليات ذات النشاط الخارجي والتي تكون ضمن خطة القسم.

2-      تقوم المسؤولة عن العلاقات الخارجية بالتواصل مع الجهة الخارجية ذات العلاقة لتحديد الزمان والمكان.

3-      يرفع خطاب رسمي لسعادة المشرف العام لأخذ الموافقة النهائية الفعالية.

تاريخ الانتهاء وتنفيذ الهدف :

يبدأ بوضع خطة القسم وينتهي بإنتهاء الفعالية ذات النشاط  الخارجي .

مسؤولية التنفيذ المسؤوله عن العلاقات الخارجية :

الخدمات :

يقوم بمهمة ترتيب حجوزات المسرح وقاعة التشريفات إضافة الى توفير الإحتياجات الهامة ومتابعة أمور الصيانة للشطر النسائي

الأهداف :

1-      توفير متطلبات القسم النسائي .

2-      متابعة أعمال الصيانة .

3-      وضع نماذج خاصة بالأعمال ذات الصلة بالخدمات .

4-      ترتيب الحجوزات بما يكفل تنظيم العمل .

المهام :

1-      وضع نماذج خاصة لحجوزات المسرح وقاعة التشريفات .

2-      وضع نماذج خاصة لأعمال الصيانة ومتابعة النظافة .

3-      وضع نماذج خاصة  للمتطلبات المكتبية والأثاث الخاص بالقسم .

4-      التواصل مع إدارة التشغيل والصيانة في ما يخص أعمال الصيانة والنظافة .

إجراءات العمل المتبعة :

1-      في حالة وجود خطاب حجز داخلي يتم تحويل الخطاب من قبل مساعدة المشرف الى المسؤولة عن الخدمات .

2-      تقوم مسؤولة الخدمات بمراجعة سجل الحجوزات للتأكد من عدم وجود تعارض .

3-      تبلغ مساعدة المشرف ليتم الرد على خطاب الحجز المرسل .

4-      في حالة وجود طلب صيانة أو أدوات مكتبية أو أثاث أو أعمال صيانة يتم تعبئة النموذج من قبل المسؤولة عن القسم الداخلي ومن ثم توقيعه من قبل مساعدة المشرف ثم يوجه الى المسؤولة عن الخدمات وبعد ذلك يتم رفعه الى الجهة المختصة.

5-      عند وجود فعالية خاصة في المسرح فإن مسؤولية مشرفة الخدمات تنحصر في التأكد من نظافة المسرح وقاعة التشريفات والتأكيد على الجهة صاحبة  الحجز بعدم دخول اي أطعمة الى المسرح  أما مايخص الصوتيات فعلى الجهة صاحبة  الحجز التواصل مع تقنية المعلومات .

تاريخ الانتهاء وتنفيذ الهدف :

منذ استلام خطاب الحجز وتسليم المسرح , وينتهي بإنتهاء الفعالية وتسليم المسرح مرة أخرى الى المسؤولة عن الخدمات .

مسؤولية التنفيذ المسؤولة عن الخدمات :

الإعلام :

نظراً  للأعلام من أهمية كبيرة في المجتمع الجامعي لذا سعت الإدارة إلى تطوير الكادر الإعلامي وتخصيص قسم لمتابعة وتوجيه وتطوير الكادر بما يكفل مواكبة التطور الذي تشهده الجامعة .

  الأهداف:

1/ إعداد كادر إعلامي في كليات البنات والعمادات المساندة ، قادر على خدمة العمل الإعلامي.

2/ إبراز جهود منسوبات الجامعة من خلال الأخبار و نشرها في صحيفة الجامعة الإلكترونية .

3/ العمل على تدريب وتطوير الكادر الإعلامي من خلال الدورات و ورش العمل المتخصصة .

4/التواصل مع الجهات الإعلامية وتوثيق الصلة بالإعلام الخارجي.

5/ نشر الوعي بأهمية العمل الإعلامي وتوثيق الصلة بالإعلام الخارجي.

6/ تشجيع وحدات العلاقات العامة والإعلام التابعة للإدارة.

-مهام الإعلام:

1/ متابعة المنسقات الإعلاميات في الوحدات التابعة للإدارة الرئيسية.

2/ نشر الأخبار الخاصة بالإدارة الرئيسية.

3/ الترتيب والتنظيم للقاءات المنسقات الإعلاميات.

4/ تجهيز حقائب التدريب الخاصة بدورات الخبر الصحفي أو ذات الطابع الإعلامي.

5/ الإشراف على عمل المنسقات الإعلامية ومتابعة صدى تقدمهن.

6/ المشاركة في إعداد الكُتيبات والنشرات الخاصة بالادارة.

إجراءات العمل المُتبعة :

1/ متابعة وحصر أسماء المنسقات الإعلاميات في كليات البنات والعمادات والإدارات النسائية.

2/ تكوين مجموعة عمل تضم جميع المنسقات ليسهل التواصل معهن عبر التواصل المختلفة.

3/ تنظيم جدول خاص بالدورات ذات الطابع الإعلامي.

 4/ المتابعة المستمرة لعملية نشر الأخبار من خلال الإطلاع على صحيفة الجامعة الالكترونية .

-تاريخ الانتهاء وتنفيذ الهدف:

منذ بداية حصر المنسقات الاعلاميات ، وحتى نهاية العام الجامعي.

مسؤولية التنفيذ:

المسؤولة عن وحدة الإعلام.

التدريب والتطوير

الأهداف :-

1-    السعي إلى إيجاد دورات تدريبية تتناسب مع طبيعة العمل في العلاقات العامة .

2-    مد جسور الشراكة المجتمعية مع الجهات والمراكز التدريبية .

3-    تطوير بيئة العمل والإطلاع على كل جديد فيها .

4-    المساهمة في تدريب وحدات العلاقات العامة داخل الجامع وخارجها

5-    الإشراف على فتر ات التدريب الخاصة بطالبات الجامعة او خارجها مما يناسب مه متطلبات العمل.

المهام :-

1-    تنظيم جدول خاص بالدورات التدريبية .

2-    التواصل مع المراكز المختصة بالتدريب والتنسيق معهم.

3-    التواصل مع وحدات العلاقات العامة داخل الجامعة او خارجها .

4-     الإشراف على مجموعات التدريب المرشحة من داخل الجامعة أو خارجها .

إجراءات العمل المتبعة :-

1-    تنظيم جدول يتضمن الدورات التدريبية ورفعها لمساعدة المشرف تمهيداً لمراجعتها ورفعها للمشرف العام على العلاقات العامة .

2-    بعد الاعتماد يتم مخاطبة جهة  التدريب للعمل على إعدادات التجهيزات المتلائمة مع الدورة وطبيعتها .

3-    الإعلان عن الدورات من خلال وسائل الإعلام المتحة .

4-    الإشراف على التنفيذ وتجهيز مايتعلق بالدورات من حقائب تدريبية وشهادات .

5-    إعداد تقرير عن كل دورة والدفع به يتضمن الأهداف وعدد المشاركات و السلبيات والإيجابيات .

تاريخ إنتهاء وتنفيذ الهدف :-

من بداية التخطيط للدورات وحتى إنتهاء الدورة ورفع التقرير عنها .

مسؤولية التنفيذ :-

المسؤولة عن التنفيذ والتطوير .